Hỏi & Đáp

Tài liệu miễn phí

Tài liệu mới



Tham khảo ý kiến

Những vấn đề khó khăn khi tiếp cận dịch vụ đào tạo & tư vấn trên internet








Theo bạn Kỹ năng mềm nào cần thiết cho công việc












Theo bạn lý do áp dụng ISO 9001 tại doanh nghiệp không thành công







Thống kê web

mod_vvisit_countermod_vvisit_countermod_vvisit_countermod_vvisit_countermod_vvisit_countermod_vvisit_countermod_vvisit_countermod_vvisit_countermod_vvisit_counter
mod_vvisit_counterHôm nay10065
mod_vvisit_counterHôm qua16568
mod_vvisit_counterTuần này75743
mod_vvisit_counterTuần trước90243
mod_vvisit_counterTháng này295266
mod_vvisit_counterTháng trước513116
mod_vvisit_counterTất cả9987862

Hiện có: 102 khách online

Sắp xếp hồ sơ theo ISO 9001

Việc quản lý và lưu trữ hồ sơ là công việc cần thiết quan trong trong quá trình hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp. Việc lưu hồ sơ có vai trò sau

- Cung cấp bằng chứng về những công việc đã làm (gi ra những gì đã làm)

- Cơ sở để tổng hợp báo cáo, xử lý dữ liệu thống kê

- Cung cấp khi có yêu cầu (khách hàng, tổ chức cấp chứng nhận ISO 9001, ISO 14001…)

- Giúp doanh nghiệp xây dựng được cơ sở dữ liệu những lỗi đã gặp phải trong thời gian hoạt động để làm tài liệu đào tạo cho những nhân viên mới…

Với những lợi ích quan trọng của hồ sơ, doanh nghiệp cần có phương pháp quản lý hữu hiệu những hồ sơ này, theo yêu cầu của ISO 9001 việc quản lý hồ sơ sẽ thực hiện kiểm soát theo các khía cạnh: nhận biết, bảo quản, bảo vệ, sử dụng, xác định thời gian lưu trữ và phương pháp huỷ hồ sơ

Nhận biết

Việc nhận biết bao gồm quy định ký mã hiệu của biểu mãu để làm cơ sở truy cập nguồn gốc biểu mẫu, số biểu mẫu để truy xuất hồ sơ nhanh chóng và đúng hồ sơ cần truy xuất. Mỗi phòng ban cần có “Danh mục loại hồ sơ” để nắm rõ bộ phận mình sẽ lưu bao nhiêu loại hồ sơ, đối với mỗi loại hồ sơ, bộ phận cần thiết lập list để truy xuất cho từng hồ sơ

Bảo quản

Các hồ sơ được lưu trữ trên các file, bìa còng bán sẵn trên thị trường để lưu trữ theo phân loại đã định về thời gian, khách hàng, loại hồ sơ. Trên các tiêu đề flie cần ghi rõ và có thể sử dụng các màu sắc khác nhau để phân biệt các loại hồ sơ. Đối với những loại hồ sơ lưu trữ thời gian dài và quan trọng và số lượng lưu trữ lớn, doanh nghiệp có thể tiến hành nhờ các dịch vụ lưu trữ tại kho lạnh (như Swire..)

Bảo vệ

Việc bảo vệ để tránh tình trạng mất hồ sơ, tuỳ theo mức độ quan trọng của hồ sơ, doanh nghiệp sẽ quy định cách thức bảo vệ phù hợp có thể hồ sơ lưu tại nơi lưu trữ riêng hoặc tủ hồ sơ được khoá…

Xác định thời gian lưu trữ

Tuỳ theo loại hồ sơ, theo yêu cầu khách hàng, yêu cầu luật pháp… các hồ sơ sẽ được xác định thời hạn lưu trữ, tuy nhiên sẽ không ít hơn 01 năm để đảm bảo hoạt động đánh giá nội bộ, đánh giá chứng nhận định kỳ… với yêu cầu của ISO/IEC 17025 có những lĩnh vực yêu cầu tối thiểu hồ sơ lưu 03 năm…

Phương pháp huỷ hồ sơ

Các hồ sơ hết hạn sẽ được tiến hành huỷ bỏ, tuỳ theo mức độ quan trọng của hồ sơ để xác định phương pháp, đối với hồ sơ quan trọng phải lập hội đồng và phương pháp huỷ có thể là đốt, sử dụng máy cắt giấy, đối với những hồ sơ thông thường có thể gạch đi để sử dụng hoặc bán ….

Language

Tìm kiếm thông tin

Hỗ trợ online

Telephone number of EFC Việt Nam (08) 38 95 96 95
Telephone number of EFC Việt Nam 0913 52 58 79

Tin tức khách hàng

Joomla Templates and Joomla Extensions by JoomlaVision.Com

Advertise here !

Liên hệ chúng tôi

  • EFC: 03 Phan Tôn, P. Đa Kao, Q. 1, T.p HCM., Việt Nam
  • Tel : (08) 38 95 96 95 (3 lines)
  • Fax : (08) 38 95 93 94
  • Hotline: 0913 52 58 79
  • Email: info@efcvietnam.com
  • Gửi thông điệp liên hệ

FOLLOW US ON

Consult on trust